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△ビジネスミーティングの英語表現△ １．ビジネスミーテイングを開く段取り ◆ステップ１ 自己紹介をする―名前と肩書きだけでは不十分 ●仕事上の資格・経験を伝える ■ I worked for five years in our company's New York office, so I feel that I know the U.S. fairly well. 私はこの会社のニューヨークオフィスに5年間勤めましたので、アメリカについてはかなりよく知っていると思っています。 ■ My area of expertise is mathematical modeling. Before I joined the financial industry I was a high school math instructor, and I studied math at the graduate level at Oxford for a year. 私の専門分野は数学的なモデル作りです。金融業界に入る前に、高校で数学を教えていましたし、オックスフォード大学の大学院で1年間、数学を勉強しました。 ■ I've worked in the accounting area, and I hold an American CPA qualification. (Certified Public Accountant: 公認会計士) 私は会計の仕事をずっとしてきましたし、米国のCPAの資格を取得しています。 ■ I've been trained as a generalist, and have spent time in each department within the company, including sales, marketing research, distribution, and product development. I will bring this broad perspective to our work. 私はすべての部門に通じるべく教育を受け、社内の各部門、販売、マーケットリサーチ、流通、そして製品開発に配属されました。私はこの幅広い視野から業務にあたるつもりです。
●仕事以外の自分も語る ■ Outside of work, I'm an avid golfer. So if anyone ever is looking for a golfing partner, keep me in mind. （avid: 熱烈な） 仕事以外では、ゴルフが大好きです。どなたかゴルフの相手をお探しの折には、この私をぜひ思い出していただきたいですね。 ■ I'm originally from Osaka. They say people from Osaka are good negotiators. I'll do my best to negotiate well for our team! 出身地は大阪です。大阪人は交渉上手だと言われているのですよ。我々のチームのためにうまく交渉できるよう、努力します。 ■ I'm a fan of jazz music, so if time permits, perhaps I can show you some of our best jazz clubs while you all are in town. 私はジャズにはちょっとうるさいのですが、もしお時間があれば、皆様の滞在中、当地一番のジャズクラブにご案内できます。
ダイアログ１（テープＡ） 米国の広報会社の東京事務所。田中シン（シニアマネージャー）は、ジュリー・ステバネク（米国本社の代表）とアンドルー・ウェブスター（彼女のアシスタント）と初めて会う。
Mr. Tanaka: Hello. I’m Shin Tanaka. Welcome to Tokyo. (He smiles and offers his hand to shake.) 田中: はじめまして、田中シンです。東京へようこそ。 (微笑みながら握手の手を差し出す) Ms. Stepanek: Hello, Mr. Tanaka. I’m Julie Stepanek and this is my assistant Andrew Webster. It's so nice to finally meet you. (Mr. Tanaka shakes hands with Ms. Stepanek and Mr. Wester.) ステバネク: ハロー、田中さん。私はジュリー・ステバネク、こちらはアシスタントのアンドルー・ウェブスターです。ようやくお目にかかれてとてもうれしいです。（田中はステバネクとウェブスターと握手する) Mr. Tanaka: It's my pleasure. And please, call me Shin. 田 中: こちらこそ。どうぞシンと呼んでください。 Ms. Stepanek: Thank you, Shin. Everyone in New York is very excited about the new office here in Tokyo. It's a lovely space. ステバネク: ありがとう、シン。ニューヨークの皆は、この新しい東京オフィスについては非常に喜んでいます。とてもきれいなスペースですね。 Mr. Tanaka: Thank you, Ms. Stepanek. 田 中: ありがとうございます、ステバネクさん。 Ms. Stepanek: Please, call me Julie. ステバネク:どうぞジュリーと呼んでください。
ダイアログ２（テープＡ） 在米日系企業での例年のマネージャー会議。この1年以内の新メンバーも加えて、人事部長のリック・ジャクソンがミーティングの進行役を務める。
Mr. Jackson: Before we get started, I want to ask everyone who is new this time to stand up, and each of you to introduce yourself. ジャクソン: 始める前に、今回初めて出席された方は、立ち上がって自己紹介していただきたいと思います。 Ms. Timmers: I'm Joan Timmers. I've worked at the company for ten years, so some of you may have met me before. Recently I was promoted to Plant Manager at the Georgia Plant. ティマーズ: 私はジョアン・ティマーズと申します。この会社はもう10年になりますので、前にお会いしたことのある方もおられるかと思います。最近、ジョージア工場の工場長に就きました。 Mr. Nakagawa: I’m Toru Nakagawa. I was transferred here from Japan three months ago to head up Business Planning. 中川: 私は中川徹です。経営企画部長として3か月前、日本より赴任しました。 Mr. Marcus: I’m David Marcus, head of Information Systems here at headquarters in Los Angeles. マーカス: 私はデイビッド・マーカスで、このロサンゼルス本社情報システム部の部長です。 Mr. Yamaguchi: I'm Taro Yamaguchi. I came to the Rochester plant as Plant Manager nine months ago. Prior to that, I was Plant Manager at the Akita plant for five years. 山口: 山口太郎と申します。9か月前にロチェスター工場の工場長として来ました。その前は、秋田工場の工場長を5年間していました。 Mr. Jackson: Thank you everyone. We're glad to have you all with us. Now I'd like to go over our agenda for today ... ジャクソン: ありがとうございました。皆様とここに同席でき、うれしく思います。それでは、本日の予定表を見ていきたいと思います。
ダイアログ３（テープＡ） 大正塗料を買収した米国の塗料メーカーのトルーブライトが操業統合化を行うために任命した特別チームの初会合。ミーティングの進行役は、トルーブライト副社長のアレックス・ハートウェル。
Mr. Hartwell: Thank you everyone for gathering here today. We have an exciting time, and a lot of work ahead of us, to integrate Taisho Paint’s operations into Tru-Brite. Before we get started, I want to ask everyone here to briefly introduce yourselves and what your background is. Let's start with the team from Taisho Paint. ハートウェル: 本日は皆さんに集まっていただき、ありがとうございます。さて、大正塗料の事業をトルブライトに統合するためには、多くのやるべき事が目の前に迫っていますが、その前に、皆さんにご自分とご自分のバックグラウンドについて紹介していただきたいと思います。では大正塗料側のチームの方から始めましょう。 Mr. Yamakawa: I’m Shoji Yamakawa, and I’m Executive Vice President of Taisho Paint. I've worked with Taisho my entire career, starting out making sales calls on hardware stores when l was fresh out of college. I know the entire organization, so my role will be to help coordinate this effort overall. 山川: 私は山川章次と申しまして、大正塗料の副社長です。私は、大学を出てすぐに金物店に訪問販売するセールスから始め、大正にずっと勤めています。私は組織全体を承知しておりますので、私の役目は、この活動を全般的に調整する手助けをしていくことになります。 Mr. Suzuki: My name is Minoru Suzuki, and I’m General Manager of our Production Department, which oversees our five factories. I’m trained as an engineer, and I’ve worked in each of our factories over the course of my 30-year career here at Taisho. 鈴 木: 鈴木実です。5つの工場を監督する生産部門の本部長です。私はエンジニアとして教育を受け、大正で30年間、各工場で働いてきました。 Mr. Mito: I'm Naoki Mito, General Manager of the General Affairs Department, which we call “somubu” in Japanese. This department is in charge of all administrative matters, including Public Relations, Legal and Accounting. I expect that many members of the General Affairs Department will need to be involved in this project. Personally, I studied law at college, and have spent my career at Taisho Paint primarily in the legal department. Although I don't have a formal qualification as an attorney, for all intents and purposes I have the same knowledge as an attorney would. 水 戸: 私は水戸直樹で、日本語で「総務部」と呼ばれている総務部門の部長です。この部署はすべての管理業務、広報、法務そして会計も含みますが、これらを担当しています。このプロジェクトには多くの総務部門の社員が関わることが予想されます。個人的には、私は大学で法律を学び、大正塗料ではおもに法律部門で働いてきました。弁護士としての正式な資格は持っていませんが、実際上は弁護士と同等の知識を持っています。 Ms. Yamanishi: I'm Hiroki Yamanishi, and I'm Deputy General Manager of the Information Systems Department. I've spent my career as a computer science specialist, so I know our systems well, because I helped to design them! I look forward to working with you to integrate our systems. 山 西: 私はインフォメーションシステム部門の次長の山西広樹です。コンピュータサイエンスの専門技術者としてやってきました。ですから、私たちのシステムには詳しいです。というのもこれらの設計を手助けしたのは私だからです。私たちのシステムを統合するため、皆さんと働くことを楽しみにしております。 Mr. Yamasaki: I'm Takashi Yamasaki, Deputy General Manager of the International Operations Department. I was asked to join this team due to my experience in the U.S. I was Sales Manager of our American subsidiary from 1995 to 1999. Also I have an MBA from the University of Indiana. I’ll focus on working with you to integrate our international operations with Tru-Brite's existing operations. By the way, my nickname is Tak, so please feel free to call me that. 山 崎: インターナショナルオペレーション部門の副部長の山崎隆です。私はアメリカでの経験があるので、このチームに加わるように言われました。私は1995年より1999年まで我々の米国の子会社で販売部長を務めました。また、インディアナ大学のMBAも持っています。私たちの国際オペレーションをトルブライトの現行のオペレーションと統合できるよう力を注いでいくつもりです。ところで、私のあだ名はタックですので、気軽にそう呼んでください。 Mr. Yamamoto: I’m Mitsuo Yamamoto, also of the Information Systems Department. I have a lot of experience working with our accounting systems, so I'll be involved in helping to coordinate our financial reporting system to meet your systems requirements. With so many "Yamas" on this team, perhaps some of you are starting to feel confused! Actually, "yama" in Japanese means mountain, so we're just like a team of mountain climbers, ready to surmount any obstacle! 山本: インフォメーションシステム部門の山本光雄です。私はこれまで何度も、会計部門と協同して仕事をした経験がありますので、あなた方のシステムの条件に合致するよう、我々の会計報告システムを調整することに関わります。このチームには「山」の付いた名前の人が多いので、混乱しておられるのではないですか。日本語で「山」の意味で、我々は山登リチームのように、どんな障壁でも乗り越えられますよ! Mr. Hartwell: Thank you everyone for your introductions. We're glad to have you all on the team, and look forward to working with you. Now, let's have the introductions from the Tru-Brite side. ハートウェル: 自己紹介をどうもありがとうございました。皆様をチームに迎えることをうれしく思っていますし、一緒に働くことを楽しみにしています。では、トルブライトのメンバーの自己紹介を聞きましょう。
Notes for all intents and purposes: 大筋で、どの点から見ても surmount: 乗り越える
◆ステップ２ 進行役を決める ●進行役を指名する ■ Terry is going to be leading the meeting today, since he is in charge of the Alpha project. テリーがアルファプロジェクトの担当者ですので、今日のミーティングの進行役をお願いします。 ■ I've asked Sharon to take the role of meeting facilitator today. 今日のミーティングの進行役は、シャロンにお願いしました。 ■ I’ll be facilitating the meeting today. 私が今日のミーティングの進行役を務めさせていただきます。 ■ If it's alright with everyone else, I would like to serve as leader for this meeting. よろしければ、私がこのミーティングのリーダー役を果たしたいと思います。 ●進行役に進行を譲る(進行役の紹介) ■ I'm going to now hand the reins of this meeting over to Mr. Kawahara, who will serve as the facilitator today. では、今日の進行役を務める河原さんにミーティングの運営を委ねます。 ■ Rather than leading the meeting myself, I’m going to ask Mr. Kawahara to do so. ミーティングは私がリードするより、河原さんにお願いしましょう。 ■ Due to his experience in this area, I've asked Mr. Kawahara to serve as facilitator. この分野での経験からして、河原さんに進行役を務めることをお願いしました。
◆ステップ３ 時間をチェックする人を選ぶ
●タイムキーパーが時間の制限を示す ■ We only have ten more minutes allotted for the brainstorming session. ブレーンストーミングのためにとってある時間は、あと10分だけです。 ■ lf we don't pick up the pace, we are going to go over the time limit. ペースを上げないと、時間がオーバーしそうですが。 ■ We have 30 minutes left until we hit the stopping time. 終了時間まで、あと30分です。
●タイムキーパーに時間を尋ねる ■ How are we doing on time? 時間はどうなっていますか。 ■ Are we on schedule? スケジュールどおりに進んでいますか。 ■ Are we in danger of going over our time limit? 時間がオーバーする恐れがありますか。 ●ミーティングでの役割を決める
ダイアログ４（テープＢ） オフィスの移転を計画している英国のコンサルティング会社の東京オフィス。新オフィスのレイアウトとインテリアを考える有志からなる委員会の初会合。
Ms. Mathey: Thanks to everyone for volunteering to join the interior decorating committee. The first thing we need to do is decide how to fill the roles of leader, secretary and time-keeper. マティー: 皆様、インテリア計画委員会にボランティアとして参加いただきありがとうございます。まずは、リーダー、書記、そしてタイムキーパーは誰がするかを決めましょう。 Ms. Nagashima: I just got a new watch with a second timer, so l would like to volunteer to be the official time-keeper. 長 島: 私は秒針付きの新しい時計を買ったばかりなので、正式のタイムキーパーに立候補したいと思います。 Ms. Mathey: Great. Now, how about the role of secretary? Who has the best handwriting? マティー: すばらしい。それでは書記は? 誰が一番字がきれいでしょうか。 Ms. Pritchard: Mr. Tsuda has neater handwriting than any in this group. プリチャード: 津田さんは、このグループでは誰よりきれいな字を書きます。 Mr. Tsuda: But my spelling and grammar are terrible. I don't think I would make a good secretary, however, l was on the committee last year that made recommendations on the company brochure, so I would be happy to volunteer to be the leader this time. 津田: でも私のスペルと文法はひどいです。私はよい書記とは言えないと思いますが、私は去年の会社案内の素案を作成する委員会に参加しましたから、リーダーに立候補してみます。 Ms. Mathey: Thanks Mr. Tsuda. You are now officially our volunteer leader. lf no one objects, l will volunteer myself to be the secretary. But because my handwriting is so poor, I'll be sure to type our minutes before l distribute them! マティー: 津田さん、ありがとうございます。ここで今私たちは、あなたがリーダーであることを承認します。反対意見がなければ、私は書記に立候補します。しかし、私の字はとても下手なので 議事録を配付する前には必ずタイプします。 Mr. Tsuda: O.K. Let's get started. (later in the meeting) 津 田: オーケー。では始めましょう。 (ミーティングの終わり近くになって) Ms. Nagashima: Excuse me. I want to let everyone know, we had allocated two hours for the meeting, and we only have 20 minutes left. 長島: 失礼。皆さんにお知らせしたいのですが、私たちはこのミーティングに2時間を割り当てていますが、あと20分しか残っていません。 Mr. Tsuda: Oh. Well we certainly won't be able to cover all the remaining topics in the next 20 minutes. Do people want to continue longer, or should we schedule another meeting? 津田: ああ、そうすると、あと20分で、すべての残っている議題について話し合うことは絶対にできませんね。皆さんはこのまま続けたいですか。それともまたミーティングを計画すべきでしょうか。 Ms. Mathey: I think it would be more productive if everyone does some research on their own, and then we meet again later in the week. マティー: 私は、皆がそれぞれのリサーチをして、今週の終わりにまた集まれば、もっと生産的になると思いますね。 Mr. Tsuda: That's a good idea. How does that sound to everyone? 津田: それはいい考えです。皆さんはどうですか。 Ms. Nagashima: Fine. 長 島: いいです。 Ms. Pritchard: Alright. プリチャード: 了解 Mr.Tsuda: Ok, then let's spend the next 20 minutes clarifying what each person is going to research. 津田: わかりました。それでは次の20分で、各自が何を調べてくるかはっきりさせましょう。
◆ステップ４ 最初に基本ルールを決める
●ミーティングの進め方を決める ■ I realize that everyone is eager to get started, but first I would like to take a moment to designate a note-taker and a time-keeper, and set some ground rules. I think this will be important to ensure that our meeting is an effective one. 熱皆さん、すぐにも始めたいと思っていらっしゃることは承知しておりますが、その前にちょっとお時間をいただいて、書記役とタイムキーパーを決め、基本ルールを設定したいと思います。このミーティングを実りあるものとするために重要なことだと考えます。 ■Before we get into the nitty-gritty of our discussion, let's establish the structure of how we will conduct this meeting. I think that will be very helpful to make this a successful meeting. 具体的な話し合いに入る前に、このミーティングをどう進めていくか、方法を組み立てておきましょう。このミーティングを成功させるために大いに役立つものと思います。
Notes get into: 入る、取り上げる、話題にする nitty-gritty: こまかい所、具体的かつ詳細な話 conduct: 運ぶ、運営する、管理する。ミーティングや検査などの活動で担当者がする活動を意味する ●基本ルールを決める
ダイアログ５（テープＢ） ニューヨーク州の銀行委員会は、日系銀行の監査方法を策定するためのミーティングを行っている。銀行委員会側はロッシェ氏とモルツ氏。日本の銀行側は荻原氏と庄司氏。
Ms. Roche: Before we get into the issues we're here to discuss, I think it's important to establish some ground rules for today's meeting. ロッシェ: このミーティングのテーマに入る前に、本日のミーティングの基本ルールを設定することは重要だと思います。 Ms. Ogiwara: That's a good idea. Can you make some suggestions? 荻原: それはよい考えですね。何か提案がありますか。 Mr. Moltz: The three areas to cover are time, language and follow-up procedures. We propose that we set a three-hour time limit on today's meeting. We also suggest that we use only English for the meeting and that we agree to follow-up on any outstanding issues through written communication within one week. モルツ: (基本ルールで)カバーする分野は3つ、時間、言語とフォローアップの方法です。まず、ミーティングは3時間に限ることを提案します。また英語のみで行い、そして未決定のテーマのフォローアップは1週間以内に書面でコミュニケーションすることを提案します。 Ms. Roche: How does that sound to you? ロッシェ: 皆さんは、どう思われますか。 Mr. Shoji: We agree with the time limit and the follow-up procedures. However, if you want to conduct the meeting entirely in English, we would like to bring in a translator to provide back-up. 庄司: 時間とフォローアップの方法には賛成です。しかし、ミーティングをすべて英語で行いたいというのであれば、バックアップのために通訳を呼びたいと思いますが。 Ms. Roche: That is acceptable. Let’s get the translator in here and get started. ロッシェ: それは大丈夫です。通訳者に来てもらって、始めましょう。
Notes Outstanding：まだ解決されていない、まだ決定されていない、残っている。outstandingの別の意昧「著しい、顕著な」とは区別すること Let's get the translator in here：「通訳者が入るようにしましょう」といった意味合い。ちょっとクールなトーンのあるThat is acceptable.と合わせると、少しせっかちな気持ちを表している。
２．ミーティングを成功させるための方法
ポイント１ ミーティングの目的を明確にする
●ミーティングの目的を決める ■ What do you think the main purpose of this meeting should be? このミーティングの主要な目的は何にしたらよいと思いますか。 ■ What should be the focus of this meeting? このミーティングはどこに焦点を絞るべきでしょう。 ■ What do we want to accomplish by holding this meeting? このミーティングを開くことで、我々は何をやりたいというのでしょうか。 ■ What do we want to come out of this meeting? このミーティングで、どんな結果が得られるのでしょうか。 ■ How should we define the objective for this meeting? このミーティングの目的はどのように定義づけたらよいでしょうか。
●ミーティングを開きたい理由を説明する ■ I think it would be a good idea to get everyone together who is involved so that we can nail down all the outstanding issues. 未解決の課題を検討するために、関係者全員を集めたほうがよいと思います。 ■ We would like to propose having a meeting with the key members of both our teams. That would enable us to discuss the issues in further detail. 双方のチームの主要メンバーでミーティングをすることを提案致します。そうすれば、問題のさらに突っ込んだ話し合いができると思われます。 ■ We would like to visit your office to have a face-to-face meeting. We feel that would be quite helpful. 打ち合わせのために事務所に伺いたいのですが。これは私たち双方にとって有益なことだと思われます。 ■ I want to gather everyone in the office together for a meeting. I have some announcements to make. 事務所の全員を集めてミーティングを開きたいと思います。報告事項があります。
●ミーティングの目的を述べる ■ In this meeting we will review the proposed marketing plan and discuss whether any revisions are necessary. このミーティングでは、提案されているマーケティングプランを見直し、訂正が必要かどうかについてディスカッションします。 ■ The purpose of the meeting will be to hear each department report on their progress on the new product launch schedule. このミーティングの目的は、新商品発売スケジュールの進行に関して各部署からの報告を聞くことです。 ■ We will meet to talk about the recent rise in defects, and to generate ideas for improvements. 最近の不良品発生率の増加について話し合い、改善策を講じるためにミーティングをします。
ポイント２ 出席者の数を絞る
●出席者を決める ■ Who are the people who need to be included in this meeting? このミーティングでの決定に参加する必要のある人は誰ですか。 ■ Who are the key decision makers who need to be present? 意思決定に重要な役割を果たす人で、出席する必要のある人は誰ですか。 ■ Who needs to be around the table in order for us to reach an agreement? 合意を得るために出席してもらわなければならないのは誰ですか。 ■ Is there anyone we've left out who should be included? 出席を予定していない人の中で加える必要のある人がいますか。
ポイント３ 日程を決める
●ミーティングの日時を決める (何人かで打ち合わせる場合) ■ What time would work best for everyone? 全員に都合のよい時間というのはいつでしょうか。 ■ Do you think the team would be able to take some time to meet on Thursday afternoon? チームは木曜日の午後に時間がとれると思いますか。 ■ I'd like to suggest that we all meet at 3:00, is that alright with all of you? 打ち合わせは3時にしたいのですが、皆さん大丈夫ですか。
●ミーティングの日程を確認する (文書の場合) ■ We are in the planning phase for the upcoming Budget Meeting. The tentative date we have selected is Thursday, November 23rd. If you have any conflicts that day, please inform Keiko Tanaka as soon as possible. 次の予算会議を計画中です。11月23日(木)を予定しています。別件とぶつかって都合が悪いという場合は、田中恵子までできるだけ早く連絡してください。 ■ We are considering three possible dates for the Manager's Meeting: September 15-16, September 18-19, and September 24-25. lf you expect to be unavailable any of those dates, or have some preference among them, please let me know as soon as possible. 以下の3つの日程がマネージャー会議の候補に挙がっています。9月15-16日、9月18-19日、9月24-25日です。日程的に無理な日、または好ましい日があれば、できるだけ早く私に連絡してください。 (電話の場合) ■ Hello Tom, this is Koji Yamamoto. I'm working on the arrangements for the Manager's Meeting. The dates we are considering are January 5, January 6, or January 13. Would any of those dates be a problem for you? もしもし、トムですか、山本浩二です。マネージャー会議のセッティングをしていますが、日程についてあなたの意見を聞かせてください。候補日は1月5日、1月6日、1月13日ですが、都合の悪い日がありますか。 ■ Hello Susan, it's Etsuko. I just wanted to check with you about the schedule for the next Product Planning Committee Meeting. We're thinking about holding it on Thursday the 15th. Would that work well for you? こんにちは、スーザン、悦子です。商品計画委員会の会議スケジュールについて連絡したいと思って。次回は15日木曜日を考えていますが、あなたは大丈夫ですか。
ポイント４ ミーティングする場所を決める ●社内ミーティングを社外の場所で行う場合 （ミーティングする場所を決める） ■ lf it wouldn't be too inconvenient for you, why don't we meet here? It might make things easier, because then we would have quick access to the design data. それほどご足労でなければ、こちらでミーティングをするのはいかがでしょう。そうすれば、計画のデータ資料をいち早く手にでき、好都合だと思われるのですが。 ■ I realize that it's a bit far, but if you don't mind coming to our office we would really appreciate it. 多少遠方であることは承知しておりますが、当方のオフィスにご足労いただけると助かります。 ■ Considering the distance between our offices, it might be easiest to meet at a central location, such as a hotel coffee shop. Why don't we meet at the Imperial Hotel, since it's roughly equidistant between our offices? お互いのオフィスの距離から考えて、ホテルのコーヒーショップのような中間点の場所が最もやりやすいのではないでしょうか。帝国ホテルが、ちょうど中間地ほどのところにありますので、そこでお会いするというのはいかがですか。 （会議室を確保する） ■ Mary, would you mind checking to see if there are any meeting rooms available? メアリーさん、会議室が空いているかどうかをチェックしていただけませんか。 ■ We had better make sure that we have someplace we can meet. Let's check the meeting room availability. 集まれる場所があるかどうか確かめたほうがいい。会議室の状況を確認しましょう。 ■ I just checked, and none of the meeting rooms are available tomorrow at 10 a.m. We can either choose another time for the meeting, or we can meet in the lunchroom. Which would you like to do? いま確認したのですが、明日の朝10時に空いている会議室はありません。別の時間にするか、食堂で打ち合わせをするか、どちらにしたいですか。
ポイント５ 会議室の準備をする
●会議室をセッティングする ■ I plan to give my presentation using Power Point with an LCD projector. I have all the necessary equipment and will bring it with me. All I need is a place where I can easily plug them in, and also either a screen or a blank wall for me to project it onto. プレゼンテーションをするときにパワーポイントとLCDプロジェクターを使うつもりです。必要なものは持参します。お願いしたいのは、そのとき支障なく接続できる電源、それと投影スクリーンですが、なければ投影可能な白い壁があれば結構です。 ■ We don't have any special requirements for the meeting room set-up, just as long as there are enough chairs for everyone! We will be bringing six people from our side. 会議室にとくに準備をお願いするものはありません。ただ全員が座れる椅子があれば結構ですよ!こちらからは6人伺いますので。 ■ Given the large number of people attending, I think that it would be helpful to have a microphone available for the speakers. 出席する人数が多いので、発言者用のマイクがあったほうがいいと思います。
●会議室のレイアウトを決める ■ What room set-up would you like for the meeting? 部屋の中をどのようにアレンジしましょうか。 ■ How would you like us to arrange the tables? テーブルをどのように並べましょうか。 ■ Is there a certain seating arrangement that you prefer? ご希望の椅子の並べ方がありますか。 ■ We can arrange the tables in a U, theater style, or classroom style. Which one works better for you? テーブルはU型、劇場型、あるいは教室型にアレンジできます。どうすればよいですか。
ポイント６ ミーティングはどれくらいで終わりにするか
●ミーティングの長さを決める ■ How much time do you think it will take to cover the topics we've selected for this meeting? このミーティングのために選択したトピックをカバーするには、時間がどれほど必要だと思いますか。 ■ I think we'll need about three hours in order to cover everything. 全部をカバーするために、約3時間必要だと思います。 ■ There are five items on the agenda. I estimate that each one will take about 20 minutes, so we’ll need to allocate at least an hour and 40 minutes for the meeting. 議事予定には5項目あります。各項目は約20分ぐらいかかると予想されますので、ミーティングは少なくとも1時間40分は必要だと思います。
ポイント７ アジェンダを用意する
●他部署や他社の人が出席するフォーマルな会議 Sales Review Meeting June 29, 20xx 1:00 p.m. to 5:00 p.m. Attendees: Jun Takagi, Japan Trading Misako Kurosawa, Japan Trading Susan Ingram, American Industries George Hanson, American Industries Items to be discussed: 1:00 Report of recent sales activity (Takagi) 1:30 Detailed report of recent customer concerns (Kurosawa) 2:15 Creation of ideas to address recent customer concerns (all) 3:00 Presentation of new addition to the Alpha product line (Ingram) 3:30 Presentation of possible marketing approaches for the new product (Hanson) 4:00 Creation of plan for marketing the new product in Japan (all)
販売レビュー会議 20xx年6月29日 午後1時から5時 出席者: 高木 順(日本商事) 黒澤美佐子(日本商事) スーザン・イングラム(アメリカン・インダストリー) ジョージ・ハンソン (アメリカン・インダストリー) 議事内容' 1:00最近の売上実績のレポート(高木) 1:30最近の顧客の関心事に関する詳細なレポート(黒澤) 2:15 最近の顧客の関心事への対応策の作成(全員) 3:00 アルファ社製商品ラインの新商品の紹介(イングラム) 3:30 新商品の可能なマーケティング方法の紹介(ハンソン) 4:00 新商品を日本でマーケティングするためのプランの作成(全員)
ポイント８ ミーティングへの出席を促す
●ミーティングへの出席をお願いする ■ We look forward to everyone's participation in this meeting. このミーティングへの皆さんの出席を私たちは楽しみにしています。 ■ The President is requiring all section managers and above to attend this meeting. If for some reason you are unable to attend, please notify Tom Flanigan in general affairs as soon as possible. 社長は、課長以上のマネージャーはこのミーティングに出席するのは義務だとしています。都合があって出席できない場合は、総務のトム・フラニガンにできるだけ早急に連絡してください。 (複数対象:書き言葉でややフォーマルな手紙またはeメール) ■ A meeting will be held on Tuesday the 17th from 3 to 4 p.m. for all employees in the auditorium. We will be announcing important changes to the company benefit plan, so attendance is mandatory for everyone. 17日、火曜日、3時〜4時、全従業員対象のミーティングを大ホールで開催します。我が社の福利厚生プランの大きな変更点についての報告がありますので、全員出席すること。 ■ You are requested to attend a meeting of the Planning Committee on Thursday at 11:00 in the large conference room. The meeting is scheduled to run two and a half hours, and lunch will be provided. The purpose is to discuss new ideas for promoting the Alpha product line, so please prepare your thoughts on this subject beforehand. 木曜日11時、大会議室で計画委員会のミーティングを開きますので、出席をお願いします。ミーティングは2時間半を予定していますが、昼食はこちらで用意します。アルファ社商品の販売促進について話し合いますので、各自考えをまとめておいてください。
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